Zielsetzung

Papierbasierte Dokumente digitalisieren und archivieren

Jede Firma bekommt meistens Eingangsdokumente in Papierform. Es sind Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenbelege, Quittungen, Werbungsmateriale, Produktinformationen, Eingangsbriefe, Zeitschriften, Fotos, Bilder, Magazine, Karten, etc. Solche Dokumente werden oft mehrere Jahre aufbewahrt. Dafür braucht man viel Aufwand und Platz, viele Ordner und Regale.

Stattdessen kann man diese Unterlagen scannen und auf kompakte Computermedien archivieren. Original Vorlagen können dann entweder vernichtet oder in einem Lager platziert werden.

Bilder, Fotos, Logos und andere grafische Unterlagen, die man mit digitaler Kamera erfasst oder in digitaler Form hat, kann man auch organisieren und archivieren.

Archivierte Dokumente, Bilder und andere Objekte suchen und nutzen

Alle archivierten digitalisierten Dokumente findet man schneller als wenn sie auf Papier wären. Über die so genannte Baumstruktur kommt man schnell und direkt zum gewünschten Ziel. Dieser Weg ist analog zum Lagerraum, Schrank, Regal, Ordner und Blatt.

Man sucht, z.B. nach einer Rechnung der  Fa. ABC, die man im Jahr 1998 bekommen hat. Man kann den folgenden Baum definieren: Jahr, Firmentyp (Lieferanten, Kunden, Sonstige), Firma (Name), Datum.

Außerdem hat jedes Dokument Eigenschaften (Datum, Anleger, Firma, Rechnungs- oder Lieferscheinnummer, Rechnungssumme, etc.) und Schlagwörter, nach denen man auch suchen kann. Egal ob das Dokument schon 2 Jahre alt ist oder gestern angelegt wurde, man findet es sitzen bleibend.

Gefundene Dateien können in verschiedene Vergrößerungen angeschaut, bearbeitet, gedruckt, gefaxt oder gemailt werden

Einsetzbarkeit durch modernen Technikstand

Die Einsetzung das digitalen Archivierungssystems ist durch mehrere modernen Entwicklungen möglich:

 

Wie man mit unserem Archivierungssystem D-Archiv arbeitet, erfährt man weiter